רואי חשבון , אבי וידן - כל הארץ

שלום דויד,

ביקורת מס היא אירוע שעלול לעורר חשש בקרב בעלי עסקים, אך עם הכנה נכונה, ניתן לעבור אותה בצורה חלקה ויעילה. בין אם אתם מנהלי חשבונות ותיקים או בעלי עסק עצמאים במודיעין והסביבה, הבנה מעמיקה של התהליך והכנה מוקפדת הם המפתח להצלחה.

1. הבנת מטרת הביקורת וההודעה מקבלתה:

• קבלת ההודעה: לרוב, תקבלו הודעה רשמית מרשות המיסים (מס הכנסה או מע"מ) על כוונתם לבצע ביקורת. הודעה זו תפרט את התקופה הנבדקת (שנים ספציפיות), סוגי המס (מס הכנסה, מע"מ, ניכויים וכו'), ולעיתים גם את סוגי המסמכים הנדרשים.

• מטרת הביקורת: המטרה היא לוודא שדיווחים המס של העסק תקינים, מלאים ומשקפים נאמנה את הפעילות הכלכלית. הביקורת יכולה להיות שגרתית (מדגמית) או ממוקדת יותר, בעקבות מידע שהתקבל או אי-התאמות שזוהו.

2. איסוף וארגון המסמכים – הסדר הוא המפתח:

• תיעוד מלא: זהו השלב הקריטי ביותר. ודאו שכל התיעוד הפיננסי של העסק מסודר, מלא וזמין:

  • ספרי הנהלת חשבונות: יומן קופה, יומן בנקים, כרטיסי לקוחות וספקים, כרטיסי הנה"ח כפולה (אם רלוונטי).

  • חשבוניות מס, קבלות, תעודות משלוח: כל מסמך יציאה והכנסה, ממוין לפי תאריך או רצף. ודאו עמידה בחוקי מסמכי מקור (במידת הצורך).

  • הסכמים וחוזים: הסכמי שכירות, הסכמי עבודה, הסכמים עם ספקים גדולים, הסכמי הלוואה.

  • דפי בנק ותדפיסי כרטיסי אשראי: לכל חשבונות העסק, כולל חשבונות המשמשים גם באופן פרטי אם קיימת זיקה עסקית כלשהי (מומלץ להפריד).

  • קבלות הוצאות: חשוב לוודא שכל ההוצאות מוכרות לצורכי מס (בהתאם לתקנות).

  • דוחות תקופתיים: דוחות מע"מ, מקדמות מס הכנסה, דוחות ניכויים (102, 126).

  • דוחות כספיים: מאזנים, דוחות רווח והפסד.

  • תיעוד קבלת תשלומים: אסמכתאות על קבלת צ'קים, העברות בנקאיות.

• ארגון כרונולוגי ורעיוני: סדרו את המסמכים באופן שיטתי – לפי שנים, חודשים, וסוג המסמך. תיקיות מסודרות מקלות על הביקורת.

3. בדיקה מקדימה – "ביקורת פנימית" לפני הביקורת החיצונית:

• השוואת נתונים: ודאו התאמה בין הנתונים בדוחות החודשיים/שנתיים לבין התנועות בבנק ובכרטיסי האשראי.

• איזון קופה: אם אתם מנהלים קופה, ודאו שהיא מאוזנת ושתנועות המזומנים מתועדות כראוי.

• הוצאות מוכרות: עברו על ההוצאות וודאו שהן אכן מוכרות ושיש עבורן תיעוד מלא.

• עמידה בחוקים: ודאו שכל הפעולות בוצעו בהתאם לחוקי המס העדכניים.

• שאילת שאלות: אם אתם מזהים אי-התאמות או חוסרים, זה הזמן לשאול את רואה החשבון או מנהל החשבונות שלכם ולתקן במידת האפשר.

4. תפקיד רואה החשבון / מנהל החשבונות:

• מעורבות מקצועית: חשוב שרואה החשבון או מנהל החשבונות המטפל בעסק יהיה נוכח בביקורת. הוא מכיר את התיק על בוריו, יכול להסביר את הדוחות, לענות לשאלות מקצועיות, ולתווך מול המבקר.

• ייעוץ מקדים: התייעצו עם רואה החשבון שלכם עוד לפני הביקורת. הוא יוכל לכוון אתכם לגבי המסמכים הספציפיים שיידרשו ולעזור לכם לאתר פערים או חוסרים.

5. ביום הביקורת:

• היו מוכנים: הקצו מקום נוח למבקר לעבוד בו, עם גישה נוחה למסמכים.

• שתפו פעולה, אך בזהירות: היו אדיבים ומנומסים. ספקו את כל המסמכים הנדרשים במהירות. עם זאת, אל תמסרו מידע מעבר למה שנדרש או שאינו קשור ישירות לבדיקה. כל שאלה שמעלה ספק, הפנו לרואה החשבון שלכם.

• רישום שאלות ותשובות: מומלץ שרואה החשבון ינהל רישום של השאלות שנשאלו והתשובות שניתנו, וכן של המסמכים שנבדקו או נלקחו.

6. לאחר הביקורת:

• המתנה לממצאים: המבקר יסכם את ממצאיו בדו"ח. לעיתים הוא יימסר במקום, ולעיתים יישלח מאוחר יותר.

• מענה לממצאים: אם ישנם ממצאים או ליקויים, רואה החשבון שלכם יסייע לכם להכין תגובה מנומקת ולפעול לתיקונם או להסדרתם.

הכנה מקצועית ומסודרת לביקורת מס לא רק תפחית את הלחץ והחשש, אלא גם תגדיל באופן משמעותי את הסיכוי שהביקורת תעבור בהצלחה, ותאשש את תקינות והגינות ההתנהלות הפיננסית של בית העסק שלכם.

0522747750