המפתח לייעול הנהלת חשבונות בעסק שלכם
נקודת הפתיחה להנהלת חשבונות יעילה היא בדיקה עקבית של פקודות היומן על־פי סדר התרחשותן, תוך הקפדה על כך שהפרטים המוזנים תואמים את העסקה בפועל
נקודת הפתיחה להנהלת חשבונות יעילה היא בדיקה עקבית של פקודות היומן על־פי סדר התרחשותן, תוך הקפדה על כך שהפרטים המוזנים תואמים את העסקה בפועל. מומלץ לרשום בפקודה מידע קצר אך ברור, כך שכל גורם שיעיין בה בהמשך יבין מיידית באיזו עסקה מדובר. בנוסף, כדאי להגדיר קטגוריות מתאימות להוצאות שונות,
למשל הוצאות מראש לעומת הוצאות מוכרות חלקית, על מנת למנוע תקלות בחישוב המס ולדאוג לסדר מופתי ברישומים.
במקרים שבהם העסק שלכם מתמחה בפעילות מתמשכת או מתן שירות בפריסה, חשוב לעדכן את המערכת בכל שלב, ולסגור את הרישומים רק אחרי שהתקבלו כל התשלומים במלואם. תהליך זה לא רק מסייע למעקב אחר הכספים, אלא גם מונע טעויות של חוסר או עודף רישום.
מומלץ לשקול שימוש בפתרונות טכנולוגיים מתקדמים כמו מערכת CrediMatch, שמספקת התאמות אוטומטיות מול חברות האשראי, רישום פקודות יומן ועד סגירת כרטסות. כך חוסכים זמן ומשאבים יקרים לאנשי הנהלת החשבונות, ומקבלים תמונה מפורטת ושקופה של הפעילות.
טיפים חשובים לבקרה מדוקדקת בהנה"ח
ביקורת מתמדת על פקודות היומן היא שלב בסיסי בהנהלת חשבונות אמינה. מומלץ לעבור על כל פעולה כרונולוגית, ולוודא שהיא משקפת כראוי את האירוע העסקי. רישום ברור של פרטי הפקודה תורם להבנת המידע גם בקרב צוותים אחרים, ויכול למנוע טעויות בעתיד. בנוסף, הקמת קטגוריות הוצאות ייעודיות (למשל הוצאות מראש) לא רק מפשטת את החישוב הנדרש למס, אלא גם מסייעת בהפקת דוחות רווח הפסד מדויקים יותר.
אם אתם מקיימים עסקאות בתשלומים או בפריסה רחבה, כדאי לזכור לעדכן את המערכת לעיתים קרובות, ולסגור את ההזמנה או השירות רק בתום קבלת כל הסכום. כמו כן, כדאי לאמץ מערכות טכנולוגיות שעושות סדר בתהליך.
מעבר לכך, עבודה עם כלי התאמה אוטומטיים מאפשרת לעמוד בצורה יעילה בדרישות רשויות המס, מאחר שהתוכנה מייצרת דוחות מפורטים יותר ומצמצמת את סיכון הטעויות האנושיות. בסופו של דבר, הנהלת חשבונות מוצלחת אינה רק עניין של היכרות עמוקה עם הדינים הקשורים בכספים, אלא גם שימוש בפתרונות המזהים סטיות בשלב מוקדם ומונעים נזקים. כך תוכלו לסמוך על הדוחות שלכם בכל רגע נתון, ולקבל החלטות עסקיות המבוססות על נתונים מדויקים בכל התחרות כיום.
התמודדות עם הכחשת עסקה כך תפחיתו את הסיכון ותתמודדו עם מצבים מאתגרים
לא משנה אם אתם מנהלים עסק קטן, בינוני או גדול – גם העסק שלכם עלול לעמוד בפני איום ממשי על ההכנסות במסגרת הכחשת עסקה באשראי.
במקרים רבים, לקוחות מגלים בסיכום החודשי של כרטיס האשראי שלהם חיוב לא מוכר, או סבורים שלא קיבלו תמורה מלאה בהתאם להסכם. בתגובה, הם עשויים לפנות לחברת האשראי בבקשת החזר. לעיתים, הדבר נובע פשוט מכך שהשם העסקי הרשום אינו תואם את המותג המוכר ללקוח, או שהלקוח שכח שביצע את העסקה. במצבים אחרים, הדבר נובע מתחושה שקיימת הפרת הסכם מצד העסק. מרבית העסקאות המתבצעות בכרטיסי אשראי נרשמות באופן תקין, אך במקרים של כשלים או הפרשי זמנים בדיווח, ישנו סיכוי ממשי לאובדן הכנסה. עם מערכת CrediMatch, תוכלו לאמת כל עסקה מול נתוני חברות האשראי ולגלות מוקדם אם מתרחשת הכחשה. בניגוד למצב שבו המידע מגיע באיחור או כלל לא מגיע לעסק, CrediMatch מעדכנת מיד כאשר מופיעה בקשה להחזר – ומספקת פרטים הדרושים ליצירת קשר עם הלקוח לצורך בירור.
| דברו איתנו ב | |
| רוצים עוד פרטים? כנסו! | |
